Les systèmes existants de suivi des dépenses pourraient être un obstacle à la réalisation d’importantes économies.
De nos jours, les entreprises doivent gérer une multitude de prestataires de services, contrats et devises à travers le monde. Les systèmes manuels de suivi des dépenses, (par ex. feuilles de calcul) sont dépassés et rendent la tâche quasiment impossible.
Pour assurer la prospérité de l’entreprise avec aisance et efficacité, il est vital d’investir dans une solution de GDT. En détectant automatiquement les erreurs de facturation et en mettant en évidence les services non utilisés, vous pouvez optimiser vos dépenses et réduire vos coûts de télécommunications.
Poursuivez votre lecture pour découvrir les avantages de la mise en œuvre d’une solution GDT et les domaines que vous pouvez améliorer en simplifiant votre gestion des dépenses de télécommunications.
Les avantages de la gestion des dépenses de télécommunications<
Gartner estime que les dépenses de la région EMEA en services de communication atteindront 430 millions de dollars en 2021, soit une augmentation de 2,2 % par rapport à 2020. La GDT aide les entreprises à maîtriser ces dépenses en leur donnant une meilleure visibilité et en identifiant les possibilités d’optimisation. Les autres avantages sont les suivants :
Efficacité du traitement des factures
En clair, la gestion des factures consiste à recevoir, valider et payer les factures des fournisseurs. Toutefois, le traitement manuel des factures peut être inefficace et provoquer des erreurs. La GDT permet d’automatiser le processus et de signaler rapidement les erreurs pour réaliser des économies.
Gestion transparente des inventaires
Avec la GDT, vous comprenez facilement vos services de télécommunications et vous savez où ils sont situés. Bénéficier d’une visibilité sur la propriété, les attributs et l’emplacement de vos inventaires pour toutes les catégories de dépenses sur une plateforme unique permet d’ajuster facilement les inventaires si nécessaire.
Moins de temps consacré aux tâches administratives
Au R-U, les employés consacrent d’ordinaire 142 minutes par jour à des tâches administratives, à savoir 76 jours ouvrables sur une année de 48 semaines.
Les solutions de GDT font appel à l’automatisation pour réduire le temps consacré aux tâches fastidieuses et répétitives (par ex. traitement des factures) afin que votre équipe puisse investir plus de temps dans la croissance de l’entreprise et la réalisation de vos objectifs.
Prévoir les dépenses de télécommunications
La gestion des dépenses de télécommunications ne se limite pas à l’évaluation de votre utilisation actuelle. Grâce à des rapports rigoureux et à des analyses approfondies, vous pouvez accéder à de vastes quantités de données sur l’utilisation et les dépenses. Ces données vous aident à identifier les tendances de vos activités pour faire des prévisions éclairées sur vos dépenses de télécommunications futures
Les principaux domaines d’activité impactés par la GDT
La GDT a le pouvoir d’impacter positivement les différentes branches d’une entreprise. La Enterprise Technology Management Association (ETMA) a dressé une liste de ces principaux domaines d’activité, notamment :
1. Gestion des inventaires et contrôle des changements
Grâce à une visibilité totale sur l’utilisation de vos technologies, la GDT vous permet de prendre le contrôle de vos actifs. Disposer de toutes les données d’usage de votre entreprise (dans les différentes succursales, pays, etc.) sur une plateforme centralisée vous permet de créer de la valeur en identifiant les gaspillages, les abus et les dépenses inutiles.
2. Recherche de sources d’approvisionnement et approvisionnement
Il n’est plus possible de gérer manuellement la recherche de sources d’approvisionnement et l’approvisionnement à l’échelle de l’entreprise au moyen de feuilles de calcul. Avec de multiples fournisseurs, contrats et conditions de paiement, vous risquez de perdre du temps et de l’argent à essayer d’obtenir les meilleurs tarifs possibles.
Avec la GDT, les responsables de l’approvisionnement peuvent s’appuyer sur des données contractuelles détaillées pour obtenir des informations précieuses qui les aideront à négocier leurs contrats.
3. Gestion des factures
Le traitement manuel des factures n’est pas seulement chronophage, il peut aussi entraîner des erreurs susceptibles de faire grimper les coûts. Par exemple, 27% des entreprises de la région EMEA sont sujettes à des doublons de facturation, et il est parfois difficile de les recenser manuellement sur des feuilles de calcul, surtout dans les grandes entreprises.
La GDT permet d’analyser automatiquement les cas où les écarts pourraient être à l’origine de pertes d’argent, tout en gérant automatiquement le suivi, la vérification et le paiement des factures.
4. Gestion des dépenses (y compris validation et optimisation)
La GDT donne aux utilisateurs la possibilité d’analyser et de suivre efficacement leurs dépenses télécom. Dans le passé, les entreprises opéraient souvent dans un seul pays avec un seul fournisseur de télécom. Aujourd’hui, elles sont dispersées dans le monde entier avec un environnement technologique plus complexe (différents contrats, tarifs, emplacements).
Une solution de GDT centralisée permet d’analyser la façon dont votre entreprise utilise son budget de télécommunications afin d’identifier les optimisations de coûts et les économies.
5. Gestion de l’utilisation
Avec un outil de GDT, vous pouvez surveiller efficacement l’utilisation de la voix, de la vidéo et des données dans tous les services de votre entreprise. Grâce à ces informations détaillées, vous pouvez analyser le trafic, les anomalies et les tendances pour justifier et optimiser les coûts.
6. Rapports
Les prestataires efficaces de GDT fournissent des rapports précis sur vos contrats et équipements de télécommunications afin de mieux éclairer la prise de décision lorsque vous envisagez d’améliorer ou d’agrandir votre parc.
7. Veille stratégique
La GDT fournit des informations exploitables sur votre entreprise pour vous aider à prendre des décisions stratégiques. En automatisant la gestion des dépenses de télécommunications, vous gardez un œil sur tous les changements dans vos inventaires afin de prendre des décisions commerciales plus judicieuses pour atteindre vos objectifs.
Choisir la bonne solution de GDT
Lorsque vous investissez dans une solution de GDT, vous devez tenir compte de certains aspects essentiels pour optimiser votre retour sur investissement.
Tout d’abord, ne vous contentez pas d’une solution de gestion des dépenses de télécommunications qui n’offre pas de visibilité totale sur vos inventaires. Avec des sociétés présentes dans plusieurs continents, les entreprises ne peuvent pas se permettre d’avoir de zones d’ombre dans leur parc télécom. L’efficacité de la GDT est totale lorsque vous associez la technologie de facturation automatisée à la précision des inventaires.
Selon le rapport de Gartner « Market Guide for Telecom Expense Management Services 2020 », vous devez évaluer les prestataires de GDT «non seulement sur leurs capacités existantes mais aussi sur leurs feuilles de route et leur vision » parce que pour agrandir une entreprise, il faut agrandir ses solutions. Veiller à trouver un prestataire de services de GDT ambitieux et prêt à développer ses capacités afin que la solution puisse accompagner la croissance de votre entreprise.
Enfin, une solution de GDT moderne sera mieux équipée pour répondre à vos objectifs commerciaux. Cela ne signifie pas nécessairement qu’elle est nouvelle, mais la plateforme doit être régulièrement mise à jour et améliorée pour répondre à l’évolution des besoins en télécoms. Par exemple, vérifiez que le fournisseur de GDT est prêt à inclure dans son programme vos dépenses d’informatique en nuage, d’Internet des objets et autres technologies, afin de suivre les avancées du secteur.
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