Veraltete Kostenüberwachungssysteme könnten Ihr Unternehmen daran hindern, massive Kosteneinsparungen zu erzielen.
Heutzutage müssen Unternehmen mehrere Dienstleister, verschiedene Verträge und unterschiedliche Währungen auf der ganzen Welt gleichzeitig verwalten. Diese Kosten genau zu verfolgen, ist mit veralteten und manuellen Systemen wie Tabellenkalkulationen fast unmöglich.
Der Invest in eine TEM Lösung ist also entscheidend für den reibungslosen Geschäftserfolg und Effektivität. Durch das automatische Erkennung von Abrechnungsfehlern in der Vergangenheit und das Hervorheben von nicht genutzten Services können Sie Ausgaben optimieren und Ihre Technologiekosten senken.
Im folgenden Artikel stellen wir Ihnen die Vorteile der Implementierung einer TEM-Lösung vor und zeigen Ihnen, welche Bereiche Sie durch Technology-Expense-Management optimieren können.
Die Vorteile von Technology Expense Management
Gartner schätzt, dass die EMEA-Ausgaben für Kommunikationsdienstleistungen im Jahr 2021 rund 430 Millionen erreichen werden – ein Anstieg von 2,2 % gegenüber 2020. TEM hilft Unternehmen, diese Ausgaben unter Kontrolle zu bekommen, indem die Transparenz über die Ausgaben erhöht und Optimierungsmöglichkeiten aufzeigt werden. Weitere Vorteile sind:
Effiziente Bearbeitung von Rechnungen
Grundsätzlich beinhaltet die Rechnungsverwaltung den Empfang, die Prüfung und die Bezahlung von Lieferantenrechnungen. Die manuelle Rechnungsbearbeitung kann jedoch ineffizient sein und zu Ungenauigkeiten führen. TEM automatisiert den Prozess und zeigt Fehler schnell an, um Einsparungen zu erzielen.
Transparente Bestandsverwaltung
Mit TEM sehen Sie auf einen Blick, welche Technology-Services Sie nutzen und wo. Durch den Einblick über nur eine einzige Plattform in die Eigentumsverhältnisse, Attribute und den Standort des Inventars, können Sie Bestand und Bedarf dementsprechend schnell und einfach anpassen.
Weniger Zeitaufwand für die Verwaltung
In Großbritannien verbringen Mitarbeiter typischerweise 142 Minuten pro Tag mit Verwaltungsaufgaben – das sind 76 Arbeitstage in einem 48-Wochen-Jahr.
TEM-Lösungen nutzen die Automatisierung, um den Zeitaufwand für mühsame, sich wiederholende Aufgaben (z.B. Rechnungsbearbeitung) zu reduzieren, so dass Ihr Team mehr Zeit in das Geschäftswachstum und das Erreichen Ihrer Ziele investieren kann.
Vorhersage der Technologiekosten
Technology Expense Management ist mehr als nur das Bemessen Ihrer aktuellen Nutzung. Mit aussagekräftigen Berichten und detaillierten Analysen können Sie auf riesige Datenmengen über Nutzung und Ausgaben zugreifen. So können Sie Trends in Ihrem Unternehmen frühzeitig erkennen und fundierte Vorhersagen über Ihre zukünftigen Technologieausgaben treffen.
Die Hauptgeschäftsbereiche, die von TEM betroffen sind
TEM hat die Power, verschiedene Bereiche einer Organisation positiv zu beeinflussen. Die Enterprise Technology Management Association (ETMA) hat die wichtigsten Schwerpunktbereiche aufgelistet, darunter:
1. Bestandsverwaltung und Änderungskontrolle
Mit voller Transparenz über Ihre Technologienutzung gibt Ihnen TEM die Möglichkeit, Kontrolle über Ihre Assets zu erhalten. Wenn Sie alle Nutzungsdaten Ihres Unternehmens (über verschiedene Niederlassungen, Länder usw.) auf einer zentralen Plattform verwalten, können Sie einen Mehrwert schaffen, indem Sie Verschwendung, Missbrauch und unnötige Ausgaben identifizieren.
2. Beschaffung und Einkauf
Es ist einfach nicht mehr effizient, die unternehmensweite Beschaffung und den Einkauf manuell über Tabellenkalkulationen zu verwalten. Bei vielen Lieferanten, Verträgen und Zahlungsbedingungen riskieren Sie, Zeit und Geld zu verschwenden, um die bestmöglichen Konditionen zu sichern.
Mit TEM können Einkäufer detaillierte Vertragsdaten nutzen, um mit wertvollen Informationen etwaige Vertragsverhandlungen erfolgreicher zu gestalten.
3. Rechnungswesen
Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern kann auch zu Ungenauigkeiten und erhöhten Kosten führen. Beispielsweise sind 27% der Unternehmen in der EMEA-Region von ungewollter doppelter Rechnungsstellung betroffen. Dabei kann es schwierig sein, diese manuell in Tabellenkalkulationen zu identifizieren - besonders in größeren Unternehmen.
TEM analysiert automatisch, wo Unstimmigkeiten unnötige Ausgaben verursachen könnten und übernimmt automatisch die Überwachung, Prüfung und Bezahlung von Rechnungen.
4. Expense-Management (einschließlich Validierung und Optimierung)
TEM gibt Anwendern die Möglichkeit, ihre Telekommunikationsausgaben effektiv zu analysieren und zu optimieren. Früher arbeiteten Organisationen oft in einem einzigen Land mit einem einzigen Technologieanbieter. Heute sind viele weltweit aufgestellt und haben eine komplexe Technologieumgebung (unterschiedliche Verträge, Tarife, Standorte).
Eine zentralisierte TEM-Lösung analysiert, wie Ihr Unternehmen sein entsprechendes Budget nutzt, um Kostenoptimierungen und Einsparungen zu realisieren.
5. Nutzungs-Management
Mit einem TEM-Tool haben Sie die Sprach-, Video- und Datennutzung in allen Abteilungen Ihres Unternehmens effektiv im Blick. Dank dieser detaillierten Einblicke können Sie den Datenverkehr, Anomalien und Trends in Ihre Budgetverhandlung und -optimierung einfließen lassen.
6. Reporting
Effektive TEM-Anbieter liefern genaue Berichte über Ihre Technologie-Verträge und -Geräte. Dies liefert Ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlagen, wenn Sie Verbesserungen oder Erweiterungen Ihrer Anlage in Betracht ziehen.
7. Business Intelligence
TEM bietet aussagekräftige Einblicke in Ihr Unternehmen und hilft Ihnen, strategische Entscheidungen zu treffen. Durch die Automatisierung Ihres TEM haben Sie Ihre Technologiebestände voll im Blick und können so intelligentere Geschäftsentscheidungen treffen um Ihre Ziele zu erreichen.
Auswahl der richtigen TEM-Lösung
Wenn Sie in eine TEM-Lösung investieren, gibt es einige zentrale Aspekte, die Sie berücksichtigen müssen, um Ihren ROI zu maximieren.
Erstens: Geben Sie sich nicht mit einer Lösung zufrieden, die keinen vollständigen Überblick über Ihren Bestand liefert. Da sich Unternehmen mittlerweile über Kontinente erstrecken, können sie sich keine blinden Flecken leisten. Volle TEM-Effizienz erhalten Sie also nur durch die Kombination aus automatisiertem Rechnungswesen und Bestandsgenauigkeit.
Laut Gartners "Market Guide for Telecom Expense Management Services 2020" müssen Sie TEM-Anbieter "nicht nur nach ihren bestehenden Fähigkeiten, sondern auch nach ihren Zukunftsplänen und ihrer Vision" bewerten, denn wachsende Unternehmen brauchen mitwachsende Lösungen. Stellen Sie also sicher, dass der TEM-Anbieter ambitioniert ist und seine Fähigkeiten ausbaut, um sicherzustellen, dass die Lösung mit Ihrem Unternehmen in Zukunft mithalten kann.
Nicht zuletzt kann eine moderne TEM-Lösung Ihre Geschäftsziele besser erfüllen. Das bedeutet, dass die Plattform regelmäßig aktualisiert und aufgerüstet werden sollte, um die immer neuen technologischen Anforderungen erfüllen zu können. Prüfen Sie zum Beispiel, ob der TEM-Anbieter bereit ist, Ihre Ausgaben für Cloud Computing, Internet of Things und andere Technologien in Ihr Programm aufzunehmen, um mit den Fortschritten der Branche Schritt zu halten.
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